PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ARSIP SURAT DIGITAL BERBASIS DESKTOP PADA KANTOR BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU PROVINSI SUMATERA UTARA

Abstrak

Di dalam suatu organisasi arsip berperan sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sekaligus sebagai alat yang dapat dipergunakan untuk hal-hal yang berkenaan dengan pertanggungjawaban. Sebagaimana hakekatnya arsip adalah informasi, keberadaan arsip di dalam suatu organisasi perlu di kelola dengan sistem yang baik. Pengelolaan dan pelayanan arsip pada Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Provinsi Sumatera Utara masih dilakukan secara manual/konvensional.

Pengelolaan dan pelayanan arsip yang masih menerapkan sistem yang manual/konvensional tentunya tidaklah efektif dan efisien. Proses temu balik arsip memakan waktu yang relatif lama, masih terdapat arsip-arsip yang tidak tersedia sewaktu dibutuhkan, fisik arsip rentan terhadap kerusakan serta masih memungkinkan hilangnya arsip, sehingga perlu dikembangkan suatu sistem baru yang berbasis komputer sebagai sarana kerja di dalam pengelolaan dan pelayanan arsip pada Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Provinsi Sumatera Utara. Sistem yang dirancang adalah sistem informasi arsip surat digital berbasis desktop. Perancangan sistem informasi arsip surat digital ini menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 2010, database MySQL serta CrystalReport 8.5 sebagai tools tambahan untuk pembuatan laporannya.

Tujuan menggunakan sistem informasi arsip surat digital sebagai sarana pengelolaan dan pelayanan arsip, proses temu balik arsip dapat dilakukan dengan cepat, tersedianya arsip sewaktu dibutuhkan, memudahkan pembuatan laporan pengelolaan arsip serta terjaganya arsip-arsip yang dikelola, baik arsip yang otentik maupun yang tidak otentik.